Organizar um bom evento pode parecer um bicho de sete cabeças, mas a verdade é que não é uma tarefa tão complexa assim. Claro que existem muitos detalhes a serem considerados e é preciso ter muita atenção tanto durante o planejamento, quanto durante a execução, mas a verdade é que qualquer pessoa pode fazer um evento de sucesso se ela se preparar para isso. Preparamos algumas dicas simples que vão ajudar você a preparar seu próximo evento fugindo de problemas e evitando dores de cabeça, acompanhe:

Faça um checklists do evento

A primeira coisa a se fazer na hora de organizar qualquer evento é preparar checklists com todas as tarefas que devem ser executadas. Construa um cronograma que contemple todos os momentos do evento, liste todos os fornecedores em um documento ou arquivo de fácil acesso.

Defina também as prioridades da organização, documentos que devem ser providenciados e tudo o que deve ser checado antes, durante e depois do evento. Utilize as checklists como guias para a organização do evento e você poderá trabalhar de forma muito mais organizada e evitando frustrações e surpresas desagradáveis.

Selecione seus fornecedores com antecedência

Checando e selecionando fornecedores para seu evento você já pode preparar tudo com antecedência, inclusive riscando tarefas de sua checklist. Também é importante ter alternativas aos fornecedores escolhidos, já que imprevistos normalmente acontecem e não dá para deixar faltar nada no evento por conta de problemas com fornecedores.

Outra vantagem de buscar fornecedores com antecedência é que você terá tempo e tranquilidade para escolher a melhor opção para seu evento e negociar pelos melhores preços.

Trabalhe com divulgação

Quem organiza eventos comerciais deve também investir em divulgação para garantir que haverá um bom retorno sobre investimento. Se este é o seu caso, procure empresas de marketing para preparar materiais e estratégias de divulgação com antecedência, para atrair seu público-alvo para o evento.

É importante procurar trabalhos de divulgação com meses antes do evento para ter maiores garantias de resultados e é imprescindível trabalhar com profissionais de marketing para atingir as pessoas certas e ter resultados mais interessantes para o evento.

Antes do evento, cheque todos os detalhes

Por fim, depois de realizar tudo isso, aproveite os dias antes do evento para checar e checar de novo tudo relacionado ao evento, equipamentos, organização, alimentos, bebidas, iluminação, som e tudo mais que esteja relacionado ao evento.

A pior coisa que pode acontecer para um evento é a falta ou o mal funcionamento de algum elemento, a checagem permite que os problemas sejam resolvidos ou até mesmo que a programação do evento seja alterada em tempo hábil para evitar transtornos.

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